Publiczny konwerter plików potrafi rozwiązać problem w kilkadziesiąt sekund, ale często wymaga wcześniejszego przesłania dokumentu na zewnętrzny serwer. Przy zwykłym zdjęciu nie zawsze ma to duże znaczenie, jednak sytuacja zmienia się w przypadku umów, faktur, dokumentów firmowych czy plików zawierających dane osobowe. Bezpieczna alternatywa dla publicznych konwerterów plików to przede wszystkim konwersja wykonywana lokalnie na komputerze lub na własnym serwerze, bez przekazywania zawartości dokumentu obcej usłudze.
- Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest konwersja lokalna, jeżeli plik zawiera informacje poufne lub dane osobowe.
- Przed instalacją dodatkowego programu warto sprawdzić, czy potrzebną funkcję oferuje już aplikacja, w której otwieramy dokument.
- Do różnych formatów warto używać wyspecjalizowanych narzędzi, np. LibreOffice do dokumentów, PDF24 Creator do PDF czy HandBrake do filmów.
- Program działający offline również powinien pochodzić z oficjalnego źródła i być regularnie aktualizowany.
- Publiczny konwerter nie musi być z definicji niebezpieczny, ale korzystanie z niego oznacza przekazanie części kontroli nad plikiem zewnętrznemu dostawcy.
Dlaczego publiczny konwerter plików może być problemem?
Internetowe konwertery są popularne przede wszystkim dlatego, że nie wymagają instalowania oprogramowania. Wybieramy plik, wskazujemy format docelowy i po chwili pobieramy wynik. Technicznie jest to wygodne, ale przy wielu usługach plik musi najpierw zostać wysłany na serwer operatora.
Oznacza to, że przynajmniej przez pewien czas kopia dokumentu znajduje się poza naszym komputerem. Użytkownik musi zaufać deklaracjom dotyczącym przechowywania plików, ich usuwania, lokalizacji serwerów oraz zabezpieczeń stosowanych przez usługodawcę.
Nie oznacza to, że każdy konwerter internetowy jest zagrożeniem. Istnieją dobrze zabezpieczone i przejrzyście działające usługi. Problem pojawia się wtedy, gdy nie wiemy dokładnie, kto przetwarza dokument, gdzie jest on przechowywany i kiedy zostanie usunięty.
Dodatkowym ryzykiem są serwisy podszywające się pod popularne narzędzia, fałszywe przyciski pobierania oraz instalatory pochodzące z przypadkowych stron. Z tego powodu bezpieczeństwo powinno dotyczyć nie tylko samego sposobu konwersji, ale także źródła używanego programu.
Bezpieczna alternatywa dla publicznych konwerterów plików: konwersja lokalna
Najprostszym sposobem ograniczenia ryzyka jest wykonywanie całej operacji na własnym urządzeniu. Konwersja lokalna oznacza, że plik wejściowy i plik wynikowy pozostają na komputerze użytkownika, a do przeprowadzenia operacji nie jest potrzebne przesyłanie dokumentu do zewnętrznej usługi.
Takie rozwiązanie jest szczególnie istotne w przypadku:
- umów i dokumentów prawnych,
- faktur oraz dokumentacji księgowej,
- dokumentów kadrowych,
- skanów dowodów osobistych i innych dokumentów tożsamości,
- dokumentacji medycznej,
- materiałów klientów,
- plików zawierających dane logowania,
- wewnętrznych dokumentów firmowych,
- nieopublikowanych materiałów projektowych.
W środowisku firmowym lokalne przetwarzanie może również ułatwić kontrolę nad tym, które podmioty mają dostęp do danych osobowych i poufnych informacji.
Najpierw sprawdź, czy konwersja jest możliwa bez dodatkowego programu
Instalowanie osobnego konwertera często nie jest potrzebne. Wiele popularnych formatów można zmienić bezpośrednio w programie, w którym został utworzony lub otwarty plik.
Dokument tekstowy można na przykład wyeksportować do PDF z poziomu pakietu biurowego. Podobnie działa wiele edytorów grafiki, programów do prezentacji i aplikacji do obsługi dokumentów.
Warto więc najpierw poszukać opcji takich jak:
- Eksportuj,
- Zapisz jako,
- Eksportuj jako PDF,
- Drukuj do PDF,
- Zapisz kopię,
- Zmień format.
Takie rozwiązanie ma dwie zalety. Nie trzeba instalować dodatkowego programu, a dokument zazwyczaj pozostaje przez cały czas na urządzeniu.
LibreOffice do lokalnej konwersji dokumentów biurowych
W przypadku plików DOCX, XLSX, PPTX, ODT, ODS czy ODP praktycznym rozwiązaniem jest LibreOffice. Pakiet może otwierać wiele formatów dokumentów biurowych oraz zapisywać lub eksportować je do innych formatów.
Szczególnie przydatna jest funkcja eksportowania dokumentów do PDF. Cała operacja odbywa się w aplikacji działającej na komputerze, więc nie trzeba wysyłać dokumentu do serwisu internetowego.
LibreOffice może sprawdzić się między innymi przy:
- zamianie DOCX na PDF,
- zapisaniu arkusza jako PDF,
- zmianie dokumentu DOC na DOCX lub ODT,
- konwersji prezentacji pomiędzy popularnymi formatami,
- otwieraniu starszych formatów dokumentów.
Trzeba jednak pamiętać, że konwersja między formatami różnych pakietów biurowych nie zawsze zachowuje układ dokumentu w stu procentach. Przy skomplikowanych tabelach, makrach, nietypowych czcionkach lub rozbudowanych prezentacjach warto sprawdzić wynik przed usunięciem oryginału.
PDF24 Creator jako lokalny zestaw narzędzi do PDF
Jeżeli głównym problemem są dokumenty PDF, na komputerach z Windows można wykorzystać PDF24 Creator. Wersja desktopowa działa lokalnie i pozwala wykonywać wiele operacji bez przesyłania dokumentu do serwera.
Program może służyć między innymi do:
- tworzenia PDF,
- konwertowania dokumentów do PDF,
- łączenia i dzielenia plików,
- kompresowania PDF,
- zmiany kolejności stron,
- konwersji PDF do innych formatów,
- wykonywania OCR,
- pracy z formularzami i innymi elementami dokumentu.
Istotne jest rozróżnienie pomiędzy internetowymi narzędziami PDF24 a aplikacją PDF24 Creator. Narzędzia dostępne w przeglądarce mogą przetwarzać pliki online, natomiast Creator jest przeznaczony do pracy lokalnej w Windows.
HandBrake do konwersji materiałów wideo
Filmy są częstym powodem korzystania z internetowych konwerterów, szczególnie gdy trzeba zmienić format lub zmniejszyć rozmiar nagrania. W takim przypadku dobrą alternatywą jest HandBrake, czyli program do lokalnego transkodowania materiałów wideo.
Może być używany między innymi do przygotowania materiału w MP4, MKV lub WebM oraz zmiany kodeka, rozdzielczości czy jakości nagrania.
Z punktu widzenia prywatności dużą zaletą jest to, że HandBrake wykonuje kodowanie lokalnie na komputerze i nie wymaga konta do przeprowadzenia konwersji.
Przy instalacji należy korzystać z oficjalnej strony projektu. Twórcy HandBrake sami ostrzegają przed nieoficjalnymi serwisami rozpowszechniającymi program.
ImageMagick, FFmpeg i Pandoc dla bardziej zaawansowanych użytkowników
Osoby, które często konwertują większą liczbę plików, mogą wykorzystać narzędzia działające z poziomu terminala lub skryptów.
ImageMagick pozwala konwertować obrazy pomiędzy wieloma formatami, a jednocześnie zmieniać rozdzielczość, kadrować fotografie czy automatycznie przetwarzać większe zestawy plików.
FFmpeg jest jednym z najbardziej rozbudowanych narzędzi do pracy z dźwiękiem i obrazem. Może służyć między innymi do konwersji plików audio i wideo oraz automatyzacji powtarzalnych operacji.
Z kolei Pandoc przydaje się głównie podczas przekształcania dokumentów tekstowych i formatów takich jak Markdown, HTML, DOCX czy EPUB.
Ich zaletą jest możliwość pracy lokalnej oraz automatyzacji, ale dla początkującego użytkownika będą mniej wygodne niż program z klasycznym interfejsem graficznym.
Własny konwerter dostępny przez przeglądarkę
Ciekawym rozwiązaniem pośrednim pomiędzy aplikacją desktopową a publiczną stroną internetową jest samodzielnie hostowany konwerter.
Przykładem jest Stirling PDF, który może działać jako lokalnie hostowany zestaw narzędzi do PDF. Interfejs otwieramy w przeglądarce podobnie jak zwykły konwerter internetowy, ale aplikacja może pracować na komputerze użytkownika lub na serwerze należącym do firmy.
Taki model jest szczególnie użyteczny, gdy z jednego zestawu narzędzi ma korzystać kilka osób. Pozwala zachować wygodę aplikacji webowej, jednocześnie ograniczając konieczność przesyłania plików do publicznej usługi.
Trzeba jednak pamiętać, że własny serwer również wymaga zabezpieczenia, aktualizacji i odpowiedniej konfiguracji dostępu. Sam fakt uruchomienia aplikacji lokalnie nie rozwiązuje automatycznie wszystkich problemów bezpieczeństwa.
Jak sprawdzić, czy program rzeczywiście nadaje się do bezpiecznej konwersji?
Samo określenie „offline” na stronie producenta nie powinno być jedynym kryterium. Przy ważnych dokumentach warto sprawdzić kilka dodatkowych elementów.
Krok 1. Pobierz program z oficjalnego źródła
Najbezpieczniej korzystać ze strony producenta, oficjalnego repozytorium projektu albo zaufanego sklepu z aplikacjami. Unikaj przypadkowych serwisów oferujących własne instalatory programu.
Krok 2. Sprawdź dokumentację
Poszukaj informacji, czy konwersja odbywa się lokalnie i czy pliki są przesyłane na serwer. Warto odróżniać aplikację desktopową od internetowej wersji tego samego produktu.
Krok 3. Przetestuj program bez dostępu do Internetu
Jeżeli konwersja działa po odłączeniu komputera od sieci, jest to mocna wskazówka, że właściwe przetwarzanie odbywa się lokalnie.
Nie jest to jednak absolutny dowód, że aplikacja nigdy nie korzysta z sieci. Program może na przykład sprawdzać aktualizacje lub wysyłać dane diagnostyczne po ponownym uzyskaniu połączenia.
Krok 4. Aktualizuj oprogramowanie
Konwertery przetwarzają pliki pochodzące z różnych źródeł, dlatego również one mogą zawierać podatności bezpieczeństwa. Nieaktualny program nie jest automatycznie bezpieczniejszy tylko dlatego, że działa offline.
Krok 5. Zachowuj oryginalny plik
Przed konwersją ważnego dokumentu wykonaj kopię. Zmiana formatu może prowadzić do utraty części formatowania, metadanych, komentarzy, warstw, formularzy lub innych elementów zależnych od konkretnego typu pliku.
Kiedy publiczny konwerter może być wystarczający?
Nie każdy plik wymaga maksymalnego poziomu ochrony. Publiczny konwerter może być rozsądnym rozwiązaniem, gdy dokument:
- nie zawiera danych osobowych,
- nie jest poufny,
- został już publicznie opublikowany,
- nie zawiera informacji biznesowych,
- nie daje dostępu do żadnego systemu,
- jego ewentualne ujawnienie nie spowodowałoby realnych konsekwencji.
Przykładem może być zmiana formatu własnej grafiki przygotowanej do publikacji na stronie internetowej.
W takiej sytuacji nadal warto sprawdzić politykę prywatności, zasady przechowywania plików oraz sposób ich usuwania.
Jakich dokumentów lepiej nie wysyłać do przypadkowego konwertera?
Najwięcej ostrożności wymagają dokumenty, których zawartość może posłużyć do identyfikacji osoby, uzyskania dostępu do konta lub ujawnienia informacji firmowych.
Do publicznych, niesprawdzonych konwerterów lepiej nie wysyłać między innymi:
- skanów dowodów osobistych i paszportów,
- umów,
- dokumentacji medycznej,
- zeznań podatkowych,
- list płac,
- dokumentacji pracowników,
- faktur zawierających dane klientów,
- wyciągów bankowych,
- dokumentów zawierających hasła lub klucze dostępu,
- poufnego kodu źródłowego,
- materiałów objętych tajemnicą przedsiębiorstwa.
Szczególnie złym pomysłem jest przesłanie do przypadkowej strony zaszyfrowanego dokumentu razem z hasłem potrzebnym do jego odblokowania. W takim przypadku usługodawca otrzymuje jednocześnie plik i dane umożliwiające odczytanie jego zawartości.
Konwersja plików a dane osobowe w firmie
W przypadku prywatnego użytkownika wybór konwertera jest przede wszystkim kwestią prywatności. W firmie dochodzi jeszcze kwestia zasad przetwarzania danych.
Jeżeli dokument zawiera dane osobowe i zostanie wysłany do zewnętrznej usługi, dane zaczynają być przetwarzane poza własnym środowiskiem organizacji. W zależności od sposobu działania usługi może to wymagać oceny dostawcy, warunków umowy, stosowanych zabezpieczeń oraz zasad dalszego przetwarzania danych.
Jedną z podstawowych zasad ochrony danych jest minimalizacja, czyli przetwarzanie tylko takiej ilości danych, jaka jest rzeczywiście potrzebna do osiągnięcia celu. Jeżeli dokument można przekonwertować lokalnie, wysyłanie jego pełnej zawartości do dodatkowej usługi zewnętrznej może być po prostu zbędne.
Dlatego w środowisku firmowym najlepiej korzystać z narzędzi zatwierdzonych przez administratora lub osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo danych, zamiast samodzielnie wybierać przypadkową stronę znalezioną w wyszukiwarce.
Bezpieczny schemat konwersji poufnego dokumentu
Przy plikach zawierających ważne informacje dobrze sprawdza się prosty schemat działania.
Najpierw należy zachować oryginał w osobnym miejscu. Następnie warto użyć lokalnego programu pochodzącego z oficjalnego źródła i zapisać wynik jako nowy plik zamiast nadpisywać dokument wejściowy.
Po zakończeniu konwersji trzeba sprawdzić:
- czy wszystkie strony zostały zachowane,
- czy tekst i grafiki wyglądają prawidłowo,
- czy nie zniknęły podpisy lub formularze,
- czy dokument można poprawnie otworzyć,
- czy wynik zawiera wszystkie wymagane elementy.
Dopiero po takiej kontroli można zdecydować o usunięciu dodatkowych kopii roboczych.
Jaka bezpieczna alternatywa dla publicznych konwerterów plików będzie najlepsza?
Nie istnieje jeden program, który będzie najlepszym rozwiązaniem dla każdego rodzaju danych. Najważniejsza zasada jest prostsza: jeżeli plik jest poufny, konwertuj go lokalnie zawsze, gdy jest to możliwe.
Do dokumentów biurowych można wykorzystać LibreOffice lub funkcje eksportu dostępne w używanym pakiecie. Przy PDF na Windows wygodnym rozwiązaniem jest PDF24 Creator. Do wideo dobrze sprawdzi się HandBrake, natomiast bardziej zaawansowani użytkownicy mogą sięgnąć po FFmpeg, ImageMagick czy Pandoc.
W firmie warto rozważyć również własną instancję narzędzia takiego jak Stirling PDF. Dzięki temu użytkownicy zachowują wygodny interfejs dostępny w przeglądarce, ale dokumenty nie muszą trafiać do przypadkowego publicznego serwisu.
Publiczne konwertery nadal mogą być przydatne przy plikach niewrażliwych. Im bardziej poufna jest jednak zawartość dokumentu, tym większe znaczenie ma zachowanie kontroli nad miejscem jego przetwarzania.
