Mierzenie czasu pracy przydaje się nie tylko pracodawcom. Freelancer może dzięki niemu sprawdzić, ile faktycznie zajmuje realizacja zlecenia, a osoba pracująca samodzielnie – ocenić, które zadania pochłaniają najwięcej dnia. Problem pojawia się wtedy, gdy prosta potrzeba uruchomienia stopera prowadzi do kolejnej usługi kosztującej co miesiąc kilkanaście lub kilkadziesiąt złotych.
Aplikacja do śledzenia czasu pracy bez abonamentu może działać na kilka sposobów. Może być całkowicie darmowym programem przechowującym informacje na komputerze, aplikacją open source uruchomioną na własnym serwerze albo usługą internetową z bezpłatnym planem.
Te rozwiązania nie są jednak równoważne. Program dobry dla freelancera rozliczającego trzy projekty miesięcznie niekoniecznie sprawdzi się w kilkuosobowej firmie.
Co właściwie oznacza aplikacja bez abonamentu?
Najbardziej oczywistym wariantem jest program całkowicie darmowy, którego podstawowe funkcje nie wymagają comiesięcznej opłaty. Tak działają niektóre projekty open source oraz aplikacje przeznaczone przede wszystkim do lokalnego użytkowania.
Druga możliwość to samodzielny hosting. Oprogramowanie jest bezpłatne, ale użytkownik uruchamia je na własnym komputerze, serwerze lub VPS. Nie płaci producentowi abonamentu za korzystanie z podstawowego programu, lecz sam odpowiada za aktualizacje, kopie zapasowe i zabezpieczenie instalacji.
Trzecia grupa to usługi chmurowe z darmowym planem. Można z nich korzystać bez opłat tak długo, jak wystarczają funkcje wersji bezpłatnej. Trzeba jednak liczyć się z ograniczeniami dotyczącymi liczby użytkowników lub bardziej zaawansowanych raportów.
Dlatego przed wyborem dobrze ustalić, czy „bez abonamentu” oznacza brak jakiejkolwiek miesięcznej płatności, czy po prostu brak konieczności kupowania płatnego planu na obecnym etapie pracy.
Najpierw określ, co właściwie chcesz mierzyć
Nie każda aplikacja mierzy czas w taki sam sposób. Najprostszy model to timer przypisany do zadania albo projektu. Użytkownik rozpoczyna pracę, uruchamia licznik, a po zakończeniu go zatrzymuje.
To dobre rozwiązanie dla osób, które:
- rozliczają klientów według liczby godzin,
- chcą porównywać czas poświęcony różnym projektom,
- potrzebują tygodniowego lub miesięcznego zestawienia,
- nie chcą rejestrować całej aktywności komputera.
Innym rozwiązaniem jest automatyczne śledzenie aktywności. Program może zapisywać, jak długo aktywne były poszczególne aplikacje, okna lub strony internetowe. Pozwala to później odtworzyć dzień nawet wtedy, gdy użytkownik zapomniał uruchomić timer.
Taki model jest wygodny do analizy własnych nawyków, ale w środowisku firmowym wymaga znacznie większej ostrożności.
ActivityWatch – automatyczne śledzenie czasu bez chmury
ActivityWatch jest interesującym rozwiązaniem dla osób, którym zależy przede wszystkim na automatycznej analizie własnej aktywności i przechowywaniu danych lokalnie.
Program rejestruje między innymi aktywne aplikacje i okna. Dodatkowe rozszerzenia przeglądarki pozwalają uzyskać dokładniejsze informacje o czasie spędzanym na stronach internetowych. Dane są przechowywane na urządzeniu użytkownika zamiast automatycznie trafiać do zewnętrznej usługi chmurowej.
ActivityWatch działa na Windowsie, macOS, Linuksie i Androidzie. Jest oprogramowaniem open source.
To dobre narzędzie do sprawdzania, gdzie rzeczywiście znika czas podczas pracy, zwłaszcza gdy trudno pamiętać o ręcznym uruchamianiu i zatrzymywaniu stopera.
Nie jest jednak typowym systemem kadrowym. Jeżeli potrzebne są rozbudowane procesy zatwierdzania godzin, rozliczanie urlopów czy formalna dokumentacja pracownicza, trzeba szukać bardziej rozbudowanego rozwiązania.
Super Productivity – gdy czas ma być przypisany do konkretnych zadań
Super Productivity łączy zarządzanie zadaniami, mierzenie czasu i narzędzia pomagające w pracy skupionej. Zamiast śledzić każdą otwartą aplikację, można przypisywać czas bezpośrednio do wykonywanych zadań.
To rozwiązanie szczególnie dobrze pasuje do pracy indywidualnej. Można utworzyć projekt, dodać zadania, a następnie uruchamiać licznik podczas ich wykonywania. Dostępne są również funkcje związane z planowaniem pracy, sesjami skupienia i analizą zapisanych aktywności.
Program działa lokalnie i może być używany offline. Nie wymaga zakładania konta do podstawowej pracy, a dane można eksportować między innymi do formatów JSON i CSV.
Super Productivity sprawdzi się przede wszystkim wtedy, gdy śledzenie czasu jest elementem zarządzania własnymi zadaniami, a nie systemem kontroli obecności pracowników.
Kimai – rozwiązanie open source dla osób i zespołów
Jeżeli aplikacja ma obsługiwać więcej niż jedną osobę, ciekawszym rozwiązaniem może być Kimai. Jest to system open source przeznaczony do rejestrowania czasu według klientów, projektów i wykonywanych aktywności.
Najważniejszą różnicą w stosunku do prostych aplikacji desktopowych jest możliwość uruchomienia własnej instancji programu. Organizacja zachowuje wtedy kontrolę nad infrastrukturą i przechowywanymi informacjami.
Kimai oferuje między innymi raportowanie czasu, obsługę klientów i projektów, fakturowanie, interfejs API oraz możliwość stosowania uwierzytelniania dwuskładnikowego.
Trzeba jednak uwzględnić drugą stronę takiego rozwiązania. Brak abonamentu za podstawową wersję self-hosted nie oznacza braku obowiązków administracyjnych. Ktoś musi utrzymywać serwer, aktualizować oprogramowanie, tworzyć kopie zapasowe i kontrolować jego bezpieczeństwo. Niektóre dodatkowe funkcje i wtyczki mogą również wymagać osobnego zakupu.
Dla jednoosobowej działalności może to być niepotrzebnie rozbudowane rozwiązanie. W kilkuosobowej firmie możliwość utrzymywania danych na własnej infrastrukturze może już być istotnym argumentem.
Clockify – bezpłatny plan zamiast samodzielnego serwera
Nie każdy chce instalować i utrzymywać własne oprogramowanie. Alternatywą są usługi chmurowe posiadające bezpłatną wersję.
Clockify umożliwia rejestrowanie czasu za pomocą timera i kart czasu oraz przypisywanie wpisów do projektów. Według aktualnego cennika darmowy plan pozwala rejestrować dowolną ilość czasu i zaprosić do czterech dodatkowych osób bez opłaty.
Bardziej zaawansowane funkcje administracyjne, rozliczeniowe i związane z zarządzaniem zespołem są dostępne w płatnych planach.
Clockify może więc być rozwiązaniem bez abonamentu dla freelancera albo niewielkiego zespołu, dopóki wystarcza bezpłatna wersja. Nie jest jednak programem całkowicie niezależnym od usługodawcy – korzystanie z niego opiera się na koncie i usłudze chmurowej.
To istotna różnica względem ActivityWatch, Super Productivity czy samodzielnie hostowanego Kimai.
Na jakie funkcje zwrócić uwagę przed wyborem aplikacji?
Sam timer jest prostą funkcją. Znacznie ważniejsze jest to, co można zrobić z zapisanymi później informacjami.
Przy wyborze aplikacji warto sprawdzić przede wszystkim możliwość przypisywania czasu do klientów, projektów i konkretnych zadań. Przy pracy komercyjnej przydatne są także oznaczenia godzin rozliczanych i nierozliczanych z klientem.
Istotny jest również eksport danych. Jeżeli po kilku latach zechcesz zmienić program, możliwość pobrania historii w CSV, JSON albo innym popularnym formacie znacznie ułatwi migrację.
W pracy na kilku komputerach znaczenie ma synchronizacja. Program całkowicie lokalny może być świetnym rozwiązaniem na jednym urządzeniu, ale stanie się mniej wygodny, gdy część dnia pracujesz na komputerze stacjonarnym, a część na laptopie.
Warto zweryfikować także:
- możliwość ręcznej korekty wpisów,
- raporty dzienne, tygodniowe i miesięczne,
- eksport do arkusza kalkulacyjnego,
- działanie offline,
- dostępność aplikacji mobilnej,
- wykonywanie kopii zapasowych,
- możliwość całkowitego usunięcia danych.
Lokalnie czy w chmurze – co jest lepsze?
Nie ma jednego rozwiązania odpowiedniego dla wszystkich.
Lokalny program daje większą kontrolę nad informacjami. Dane mogą pozostawać wyłącznie na komputerze użytkownika, co jest szczególnie atrakcyjne dla osób, które nie potrzebują współdzielenia raportów z zespołem.
Usługa chmurowa jest wygodniejsza, gdy z tych samych danych korzysta kilka osób albo potrzebny jest dostęp z wielu urządzeń. Odpada również konieczność samodzielnego utrzymywania serwera.
Self-hosting znajduje się pomiędzy tymi rozwiązaniami. Zapewnia większą kontrolę nad danymi i możliwość pracy zespołowej, ale wymaga zaplecza technicznego.
Dlatego najtańsza aplikacja nie zawsze jest rozwiązaniem generującym najmniej pracy. Kilka godzin miesięcznie poświęconych na administrację serwerem może być droższe niż niewielka opłata za gotową usługę.
Automatyczne śledzenie aktywności a prywatność pracowników
W przypadku własnego komputera można świadomie zdecydować, że aplikacja będzie zapisywać używane programy i odwiedzane strony. W firmie sytuacja jest bardziej złożona.
Narzędzie rejestrujące otwarte okna, czas aktywności komputera lub odwiedzane witryny może przetwarzać znacznie więcej informacji niż zwykły timer uruchamiany przez pracownika. UODO zwraca uwagę, że rozwiązania sprawdzające aktywność komputera mogą w określonych sytuacjach stanowić formę monitoringu pracowników.
Nie należy więc instalować najbardziej szczegółowego systemu tylko dlatego, że posiada więcej funkcji. Jeśli do rozliczenia projektu potrzebna jest liczba godzin, zwykłe rozpoczęcie i zatrzymanie timera może być wystarczające oraz znacznie mniej inwazyjne.
Czy aplikacja zastępuje ewidencję czasu pracy pracownika?
Nie zawsze.
W przypadku freelancera aplikacja może służyć po prostu do mierzenia czasu potrzebnego na wykonanie projektu. Przy pracownikach zatrudnionych na podstawie umowy o pracę dochodzą jednak obowiązki związane z dokumentacją pracowniczą.
Ewidencja czasu pracy obejmuje między innymi informacje o liczbie przepracowanych godzin, godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, godzinach nadliczbowych, pracy w porze nocnej oraz określonych nieobecnościach i dniach wolnych.
Prosty timer zapisujący wyłącznie informację „projekt A – 7 godzin” może więc nie zawierać wszystkich danych potrzebnych do prowadzenia dokumentacji.
Jeśli aplikacja ma być wykorzystywana właśnie w tym celu, należy przed wdrożeniem sprawdzić, jakie informacje zapisuje, jak działa eksport oraz czy możliwe jest zachowanie wymaganej dokumentacji w odpowiedniej postaci.
Jak wdrożyć śledzenie czasu, żeby rzeczywiście pomagało?
Najczęstszym błędem jest stworzenie zbyt szczegółowego systemu. Jeżeli przed rozpoczęciem każdego zadania trzeba wybrać klienta, projekt, kategorię, podkategorię, tag i pięć dodatkowych pól, użytkownicy szybko przestaną prowadzić dokładne zapisy.
Na początku wystarczy kilka podstawowych kategorii, na przykład:
- obsługa klienta,
- realizacja projektu,
- administracja,
- spotkania,
- rozwój i szkolenia.
Po kilku tygodniach można sprawdzić, czy potrzebny jest bardziej szczegółowy podział.
Celem nie powinno być rejestrowanie każdej minuty za wszelką cenę, lecz uzyskanie danych, na podstawie których można podejmować decyzje. Freelancer może dzięki temu poprawić wycenę usług, a firma zauważyć projekty wymagające znacznie więcej pracy, niż początkowo zakładano.
Kiedy aplikacja bez abonamentu przestaje wystarczać?
Darmowe rozwiązanie może działać przez wiele lat, jeśli potrzebny jest jedynie timer i podstawowe raporty. Płatne funkcje zaczynają mieć znaczenie przede wszystkim wraz ze wzrostem zespołu i liczby procesów.
Potrzeba zmiany może pojawić się, gdy firma zaczyna wymagać:
- zatwierdzania kart czasu przez przełożonych,
- automatycznego wyliczania kosztów,
- planowania dostępności zespołu,
- kontroli budżetu projektów,
- rozbudowanych uprawnień,
- integracji z systemami kadrowymi i księgowymi,
- centralnego zarządzania użytkownikami.
Nie oznacza to, że od razu trzeba wybierać płatny SaaS. Część takich funkcji można uzyskać w rozwiązaniach self-hosted. Trzeba jednak porównywać nie tylko cenę licencji, lecz również koszt obsługi całego systemu.
Jaką aplikację do śledzenia czasu pracy bez abonamentu wybrać?
Dla jednej osoby, która chce automatycznie sprawdzać, ile czasu spędza w konkretnych programach, ActivityWatch jest jednym z najprostszych rozwiązań. Jego mocną stroną jest lokalne przechowywanie danych i automatyczna rejestracja aktywności.
Jeżeli czas ma być bezpośrednio powiązany z listą zadań, Super Productivity będzie bardziej praktyczny. Łączy timer z organizacją codziennej pracy i nie wymaga budowania osobnego systemu.
Dla zespołu dysponującego własnym serwerem lub zapleczem technicznym Kimai daje znacznie większe możliwości organizacyjne bez konieczności korzystania z płatnej usługi chmurowej.
Jeśli priorytetem jest prostota wdrożenia, a bezpłatny plan spełnia wymagania, można również rozważyć Clockify. Trzeba jednak wcześniej sprawdzić aktualne limity darmowej wersji, ponieważ oferta usług chmurowych może się zmieniać.
Najważniejsze jest więc nie znalezienie programu z największą liczbą funkcji, lecz wybór najmniej skomplikowanego narzędzia, które dostarczy potrzebnych danych bez tworzenia kolejnego obowiązku podczas pracy.
