Niezapłacona faktura – co zrobić, gdy klient nie płaci? 7 kroków

Brak zapłaty za fakturę to problem, który może dotknąć każdego przedsiębiorcę. Niezależnie od wielkości firmy, utrata płynności finansowej z powodu nieterminowych płatności klientów może mieć poważne konsekwencje. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jak postępować w przypadku, gdy klient nie płaci za wystawioną fakturę. Oto 7 kroków, które pomogą odzyskać należność i zabezpieczyć firmę przed takimi sytuacjami w przyszłości.

Co zrobić, gdy klient nie płaci faktury? 7 pomysłów! 

1. Sprawdź, czy nie doszło do pomyłki

Zanim przejdziesz do bardziej formalnych kroków, upewnij się, że brak zapłaty za fakturę nie jest wynikiem prostego błędu. Może się zdarzyć, że klient nie otrzymał faktury lub zapomniał o terminie płatności. Skontaktuj się z kontrahentem, aby przypomnieć o należności. Często takie przypomnienie wystarczy, aby klient uregulował dług.

2. Wysłanie wezwania do zapłaty

Jeśli przypomnienie telefoniczne lub mailowe nie przyniosło rezultatu, czas przejść do bardziej formalnego kroku. Wysłanie pisemnego wezwania do zapłaty to standardowa procedura, która może zmotywować dłużnika do zapłaty. W wezwaniu należy jasno określić kwotę należności, termin, do którego ma zostać uregulowana, oraz konsekwencje braku płatności.

Wezwanie do zapłaty powinno zawierać:

• dane firmy,
• numer i datę wystawienia faktury,
• kwotę należności,
• termin płatności,
• informację o możliwych konsekwencjach, np. odsetkach czy postępowaniu sądowym.

3. Nalicz odsetki za opóźnienie w płatności

Zgodnie z polskim prawem, przedsiębiorca ma prawo do naliczania odsetek za opóźnienia w transakcjach handlowych. Prawo do odsetek ustawowych wynika z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. W 2024 roku odsetki te wynoszą 10,25% rocznie, co stanowi realne narzędzie nacisku na klienta.

Jeśli klient nie zapłacił faktury w terminie, warto wysłać mu informację o naliczeniu odsetek, aby miał świadomość, że dług rośnie z każdym dniem zwłoki. To dodatkowy bodziec, który może skłonić go do uregulowania należności.

4. Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Oprócz odsetek, przedsiębiorca ma prawo do rekompensaty za koszty związane z odzyskiwaniem należności. W przypadku, gdy dług przekracza 40 euro (równowartość w złotówkach), można domagać się tej rekompensaty bez względu na faktycznie poniesione koszty. Rekompensata ta ma pokryć m.in. koszty administracyjne związane z przypominaniem o płatności oraz ewentualną windykacją.

Warto pamiętać o tej możliwości, zwłaszcza w sytuacji, gdy opóźnienia są długotrwałe i zaczynają generować dodatkowe koszty dla firmy.

5. Skorzystaj z usług firmy windykacyjnej – windykacja

Jeżeli wezwania do zapłaty oraz naliczanie odsetek nie przynoszą efektu, warto rozważyć zlecenie sprawy firmie windykacyjnej. Windykacja może być skutecznym sposobem na odzyskanie należności, zwłaszcza gdy klient unika kontaktu lub świadomie opóźnia płatność.

Firmy windykacyjne działają w kilku etapach:

• Windykacja polubowna – polega na przypominaniu dłużnikowi o należnościach oraz negocjacjach dotyczących spłaty długu.
• Windykacja sądowa – gdy polubowne metody zawiodą, sprawa może trafić na drogę sądową.

Koszty windykacji są często uzależnione od wartości długu, ale korzystanie z takich usług może być kluczowe w odzyskaniu należnych pieniędzy bez konieczności samodzielnego angażowania się w długotrwałe procedury.

6. Złóż pozew o zapłatę

Jeśli wszystkie inne metody zawodzą, pozew o zapłatę to kolejny krok, który może pomóc odzyskać należność. W Polsce można złożyć pozew w trybie elektronicznym (EPU – Elektroniczne Postępowanie Upominawcze), co znacząco przyspiesza proces dochodzenia roszczeń.

Aby złożyć pozew, należy przygotować dokumentację:

• oryginał niezapłaconej faktury,
• dowody wysłania wezwania do zapłaty,
• wszelką korespondencję z dłużnikiem dotyczącą należności.

Po otrzymaniu wyroku sądowego, jeśli klient nadal nie zapłaci, możliwe jest rozpoczęcie postępowania egzekucyjnego przy udziale komornika, który zajmie się ściąganiem długu.

7. Wpisanie dłużnika do rejestru długów

W przypadku, gdy dług jest długotrwały, a wszystkie wcześniejsze kroki nie przyniosły skutku, warto rozważyć wpisanie dłużnika do biura informacji gospodarczej (BIG). W Polsce istnieje kilka biur, które zajmują się gromadzeniem informacji o długach i nierzetelnych płatnikach, m.in. BIG InfoMonitor czy Krajowy Rejestr Długów (KRD).

Wpisanie dłużnika do takiego rejestru może znacząco utrudnić mu działalność, np. poprzez ograniczenie możliwości uzyskania kredytu czy współpracy z innymi kontrahentami. To często skuteczny sposób na skłonienie klienta do uregulowania należności, aby uniknąć dalszych problemów z płynnością finansową.

Jak uniknąć problemów z niezapłaconymi fakturami w przyszłości?

Brak płatności za fakturę to zawsze stresująca sytuacja, ale istnieją sposoby na zminimalizowanie ryzyka takich problemów w przyszłości.

Kilka skutecznych metod prewencyjnych:

• Dokładna weryfikacja kontrahentów – przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić wiarygodność nowego klienta, korzystając z dostępnych narzędzi, takich jak KRS czy biura informacji gospodarczej.
• Zaliczki lub przedpłaty – wprowadzenie obowiązku wpłacania części należności przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru może zabezpieczyć firmę przed ryzykiem nieuregulowania faktury.
• Jasne warunki płatności – umowy zawierane z klientami powinny precyzyjnie określać terminy płatności oraz ewentualne kary za opóźnienia. Przejrzyste zasady minimalizują ryzyko konfliktów.
• Monitorowanie płatności – systematyczne przypominanie o zbliżających się terminach płatności, na przykład za pomocą automatycznych systemów księgowych, pomaga utrzymać kontrolę nad przepływem środków.

Brak zapłaty za fakturę – już wiesz jak odzyskać należności od kontrahenta?

Niezapłacona faktura to problem, z którym zmaga się wielu przedsiębiorców. Kluczowe jest szybkie i skuteczne działanie – od przypomnienia o płatności, przez formalne wezwania, aż po postępowanie sądowe i windykację. Dzięki odpowiednim krokom można odzyskać należność i zminimalizować ryzyko dalszych problemów finansowych. Warto także wprowadzić procedury prewencyjne, które pomogą uniknąć takich sytuacji w przyszłości, zwiększając bezpieczeństwo i stabilność firmy.